Footnote là gì? Cách tạo và xóa Footnote trên Microsoft Word

Footnote đóng vai trò quan trọng như một công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản. Trong quá trình biên soạn các tài liệu nghiên cứu, báo cáo học thuật hoặc các tài liệu tham khảo, việc tích hợp footnote (chú thích dưới trang) trở thành một phần không thể thiếu. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và đáng tin cậy của thông tin, cung cấp nguồn gốc và hỗ trợ độc giả trong việc tra cứu thông tin chi tiết. Vậy Footnote là gì? Hãy cùng Megaweb làm rõ khái niệm này cũng như cách tạo và xóa Footnote trên Microsoft Word nhé!

1. Footnote là gì?

Footnote là một hình thức chú thích hoặc ghi chú nhỏ được đặt ở cuối trang văn bản hoặc trang tài liệu nhằm cung cấp thông tin bổ sung về một phần cụ thể trong văn bản. Chúng có nhiều ứng dụng, trong đó có:

• Trích dẫn nguồn gốc: Footnote cho phép người viết tài liệu đưa ra các thông tin chi tiết về nguồn tham khảo mà họ đã sử dụng, bao gồm tên tác giả, tựa đề, năm xuất bản, và các thông tin khác. Sự sử dụng chú thích này giúp đảm bảo tính xác thực và đáng tin cậy của tài liệu.
• Giải thích và mở rộng thông tin: Footnote cung cấp không gian để giải thích các khái niệm, thuật ngữ, hoặc thông tin phức tạp hơn trong văn bản, giúp người đọc hiểu rõ hơn và tránh hiểu lầm.
• Thêm thông tin tham khảo: Ngoài ra, Footnote có thể chứa thông tin tham khảo, bổ sung hoặc mở rộng về một phần cụ thể trong văn bản, tạo điều kiện cho người đọc để nghiên cứu sâu hơn về chủ đề.

Các Footnote thường được đánh số hoặc đánh ký hiệu bằng chữ cái hoặc số và được đặt ở cuối trang hoặc tài liệu. Liên kết từ chú thích đến vị trí tương ứng trong văn bản chính giúp người đọc dễ dàng tiếp cận thông tin bổ sung. Việc sử dụng Footnote không chỉ là một phần quan trọng của quá trình viết tài liệu học thuật mà còn đóng góp vào tính xác thực và độ chi tiết của thông tin cho độc giả.

2. Lợi ích của việc tạo Footnote trên Microsoft Word

Footnote trong Microsoft Word đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin bổ sung, giải thích thuật ngữ, và trích dẫn nguồn tham khảo mà không làm gián đoạn luồng chính của văn bản. Bằng cách sử dụng Footnote, người viết có thể làm rõ những khái niệm phức tạp và cung cấp chi tiết mà không làm nát bừa cấu trúc của văn bản. Điều này không chỉ giúp tăng cường độ chính xác và đáng tin cậy của tài liệu, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn việc vi phạm bản quyền và giảm nguy cơ bị buộc tội sao chép.

Sử dụng Footnote còn tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc và người biên tập khi xem xét và đánh giá thông tin, nhờ vào khả năng dễ dàng điều hướng giữa văn bản chính và các chú thích. Tất cả những ưu điểm này đóng góp vào việc tạo ra một tài liệu chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ hiểu, làm tăng trải nghiệm đọc và đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt một cách hiệu quả.

3. Cách tạo Footnote trong Microsoft Word

Cách tạo Footnote trong Microsoft Word 2013, 2016, 2019

• Bước 1: Bôi đen các phần nội dung bạn muốn chú thích, sau đó chọn tab "References" và nhấn vào "Insert Footnote".
• Bước 2: Màn hình máy tính hiển thị vị trí dưới chân trang, nơi bạn có thể nhập chú thích cho phần Footnote tương ứng.
• Bước 3: Sau khi tạo thành công, số mũ nhỏ sẽ xuất hiện trên phần nội dung bạn đã bôi đen, thể hiện thứ tự của Footnote trong trang. Nhấn vào số mũ này để xem chi tiết chú thích ở dưới cùng của trang.

Ngoài ra, bạn còn có thể tận dụng các tính năng trong phần "Footnote Settings" để điều chỉnh chú thích theo ý muốn:

• Đặt vị trí: Tùy chỉnh vị trí đặt footnote, có thể là ở cuối mỗi trang hoặc cuối cùng của văn bản.
• Chỉnh Footnote Layout: Thay đổi vị trí hiển thị của Footnote trong văn bản.
• Định dạng Footnote bằng Format: Đổi định dạng hiển thị từ số sang chữ (I, II, III hoặc a, b, c) tùy thuộc vào nhu cầu.
• Áp dụng thay đổi: Áp dụng thay đổi cho toàn bộ văn bản hoặc chỉ một đoạn cụ thể.

Cách tạo Footnote trong Word 2010, 2007

• Bước 1: Bôi đen phần nội dung cần tạo ghi chú hoặc chú thích, có thể là từ hoặc cụm từ mong muốn. Sau đó, chọn tab "References" và nhấn vào "Insert Footnote" để chèn Footnote.
• Bước 2: Màn hình tự động di chuyển xuống phần chân trang, nơi bạn có thể nhập nội dung ghi chú hoặc chú thích tương ứng với Footnote vừa được tạo.
• Bước 3: Di chuyển chuột lên đoạn nội dung mà bạn vừa bôi đen. Một dấu mũ nhỏ sẽ xuất hiện ở đầu phần nội dung này. Nhấn vào dấu mũ này, màn hình sẽ hiển thị nội dung Footnote ở dưới chân trang, giúp người đọc dễ dàng theo dõi thông tin bổ sung mà không làm mất trật tự của văn bản chính.

4. Cách xóa Footnote trên Microsoft Word

• Bước 1: Để xóa một Footnote đã tạo trước đó, đầu tiên xác định đoạn nội dung chứa Footnote cần xóa, sau đó nhấn vào số mũ tương ứng ở đầu đoạn nội dung đó. Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện trên màn hình.
• Bước 2: Để xóa Footnote, đặt con trỏ chuột vào vị trí Footnote cần xóa và nhấn phím Backspace trên bàn phím để tiến hành xóa ghi chú đã tạo.

Cách thay thế khi có nhiều Footnote: Trong trường hợp có nhiều Footnote và việc xóa từng cái mất thời gian, bạn có thể sử dụng cách thay thế sau đây. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H trên bàn phím máy tính để mở cửa sổ "Find and Replace". Tại khung "Find what" nhập ^f, sau đó chọn "Replace All." Kết quả là toàn bộ Footnote trong văn bản sẽ được xóa một cách hiệu quả.

5. Thay đổi hoặc loại bỏ dòng phân cách trong phần chú thích

Dòng phân cách là dòng xuất hiện trong các khu vực chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản, giúp phân tách phần ghi chú khỏi văn bản chính. Mặc định, bạn sẽ thấy một dòng đơn giản, nhưng có thể dễ dàng thay đổi hoặc xóa nó theo ý muốn của bạn.

• Bước 1: Chọn tab "View" và trong nhóm "Views," chọn "Draft."
• Bước 2: Di chuyển đến nội dung văn bản của bạn và bấm đúp vào chú thích cần chỉnh sửa.
• Bước 3: Khi Footnotes Pane xuất hiện ở cuối trang, chọn "Footnote Separator" trong hộp thả xuống.
• Bước 4: Để loại bỏ dòng phân cách, chọn nó và nhấn "Backspace" hoặc "Delete." Để thay đổi giao diện của nó, chọn dòng phân tách và sử dụng các tính năng định dạng Word trên tab "Home."

Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn khác trong hộp thả xuống của Footnote Pane. Do đó, nếu bạn muốn định dạng văn bản cho ghi chú của mình theo cách khác, hãy chọn một tùy chọn trong hộp và thực hiện các thay đổi định dạng theo ý của bạn. Sau khi sử dụng xong hộp Footnote Pane, bạn có thể bấm vào dấu X ở trên cùng bên phải để đóng nó và tiếp tục làm việc.

Trên đây là toàn bộ các bước tạo và xóa Footnote trên Microsoft Word. Chúc bạn thực hiện thành công. Đừng quên theo dõi Megaweb để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hữu ích khác nhé!

Xem thêm:

• Review nghĩa là gì? Review có phải là quảng cáo không?
• Block là gì? Block trên Facebook và Messenger là gì?
• Sticky Key là gì? Cách bật/tắt Sticky Keys trên Windows