Blog tổng hợp

Invoice là gì? Vai trò, hướng dẫn lập và xuất Invoice là gì?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn (invoice) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác nhận tính minh bạch về nguồn gốc và giao dịch mua bán. Vậy invoice là gì? Hãy cùng Megaweb giải đáp thắc mắc trong bài viết này cũng như tìm hiểu kỹ hơn về vai trò, hướng dẫn lập và xuất Invoice là gì nhé!

1. Invoice là gì?

Invoice trong xuất nhập khẩu, còn gọi là hóa đơn, là tài liệu quan trọng trong giao dịch hàng hóa. Trong lĩnh vực này, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form riêng, không phụ thuộc vào các cơ quan nhà nước như trong giao dịch nội địa. Nội dung cần được thể hiện rõ trên hóa đơn bao gồm số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn, thông tin về người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đây là tài liệu quan trọng để thanh toán, đóng thuế và khai hải quan.

Có hai loại chính của hóa đơn: Proforma invoice và Commercial Invoice. Trước khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu, người mua và người bán cần thỏa thuận về giá cả. Proforma Invoice, hay hóa đơn chiếu lệ, được gửi từ người bán cho người mua để ước tính giá sơ bộ của hàng hóa, không có giá trị thanh toán và có thể chỉnh sửa.

Khi đã thống nhất về giá cả, hai bên ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng. Để thanh toán, người bán cần phải cung cấp Commercial Invoice, hay hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và là cơ sở cho thanh toán. Hóa đơn này cũng được sử dụng để xác định giá trị hàng hóa cho việc nộp thuế và khai hải quan.

Invoice là gì

Trong xuất nhập khẩu, Invoice gồm những nội dung:

Tiêu đề + Số Invoice + Date
Thông tin người xuất khẩu (Shipper)
Thông tin người nhập khẩu (Consignee)
Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party)
Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vesel / Voy)
Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau)
Số container + số seal
Cảng xuất hàng (Port of Loading)
Cảng nhập hàng (Port of Discharger)
Mô tả hàng hóa (Description of goods)
Số lượng hàng hóa (Quantity)
Đơn giá (Unit Price)
Tổng tiền bằng số và chữ (Amount & Say total)

Chứng từ phải bao gồm các thông tin cụ thể, trước khi khai báo hải quan:

Các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển.
Hàng hóa được vận chuyển. (Các điều khoản thương mại quốc tế Incoterms)
Mục đích sử dụng: Kinh doanh, sản xuất.
Nơi sản xuất (Xuất xứ) và HS CODE cho những hàng hóa đó.
Hóa đơn thương mại thường phải thể hiện xác nhận của người bán và bao gồm chữ ký.

Invoice không được coi là chứng từ xác định sở hữu hàng hóa, trừ khi có thông tin chứng minh thanh toán hàng hóa của người nhập khẩu (người mua) được ghi rõ kèm theo.

Số lượng bản sao của hóa đơn (bao gồm cả bản chính và bản sao) cần thiết cho việc giao hàng phải được sự đồng ý của người nhập khẩu.

Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành dưới dạng 1 bản gốc và 2 bản sao. Mặc dù pháp luật ở các quốc gia có thể không hạn chế số lượng bản chính, nhưng việc này thực sự cần thiết trong quá trình nhập khẩu để tuân thủ yêu cầu của người mua và thủ tục khai báo hải quan.

2. Vai trò và chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice là một hiệp định pháp lý cơ bản, thể hiện sự thỏa thuận giữa cả người bán và người mua về giá cả và các điều kiện thanh toán. Ngoài ra, invoice còn có những vai trò quan trọng sau:

Lưu trữ hồ sơ: Đây là tài liệu quan trọng giúp cả người mua và người bán lưu giữ thông tin chính xác về giao dịch mua bán hàng hóa.

Theo dõi thanh toán: Invoice giúp việc theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của cả người bán và người mua trở nên dễ dàng.

Bảo vệ pháp lý: Một Invoice hợp lệ là bằng chứng pháp lý về sự đồng ý giữa hai bên về giá cả cụ thể, mang lại đặc quyền bảo vệ của pháp luật cho người bán.

Báo cáo thuế: Việc ghi chép và lưu giữ các Invoice giúp doanh nghiệp báo cáo thu nhập chính xác, tuân thủ quy định thuế.

Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích Invoice giúp doanh nghiệp thu thập thông tin về hình thức mua hàng của khách hàng, xác định xu hướng và sản phẩm phổ biến, từ đó hỗ trợ trong việc định hình chiến lược kinh doanh.

Vai trò và chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu

3. Phân loại Invoice

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Trong quá trình giao dịch xuất nhập khẩu tiêu chuẩn, mọi khởi đầu bắt đầu từ khi đơn vị bán nhận được yêu cầu về một hoặc nhiều sản phẩm từ đơn vị mua. Nếu yêu cầu đến từ khách hàng trong nước, đơn vị bán có thể gửi một báo giá tiêu chuẩn qua email cho đơn vị mua ngay lập tức.

Tuy nhiên, trong trường hợp giao dịch quốc tế, đơn vị bán cung cấp bản báo giá dưới dạng hóa đơn chiếu lệ. Điều này bởi vì khách hàng quốc tế thường cần hóa đơn chiếu lệ để sắp xếp tài chính, mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu và các thủ tục khác.

Hóa đơn chiếu lệ quy định một số thông tin như sau:

Thông tin về bên mua và bên bán
Mô tả chi tiết về hàng hóa
Mã HS của những hàng hóa đó
Giá cả
Thời hạn thanh toán
Chi tiết giao hàng: Bao gồm cách thức, chi phí vận chuyển và địa điểm bàn giao hàng hóa
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong báo giá (có thể là đô la Mỹ hoặc một đơn vị tiền tệ khác đều được)
Ngày hết hiệu lực báo giá. Có thể có nhiều biến động trong quá trình xuất khẩu, vì vậy hãy giảm thiểu rủi ro bằng cách đặt khung thời gian cụ thể cho báo giá của bạn.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Sau khi gửi hóa đơn chiếu lệ và nhận đơn đặt hàng từ đơn vị mua, đơn vị bán cần chuẩn bị hàng hóa cho vận chuyển và đi kèm với các thủ tục giấy tờ cần thiết. Trong số đó, hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng nhất, bao gồm toàn bộ chi tiết của giao dịch xuất khẩu.

Hóa đơn thương mại chứa đựng tất cả thông tin về giao dịch xuất khẩu từ đầu đến cuối. Thường có những nhận định từ các đơn vị bán về sự khác biệt giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn sử dụng trong giao dịch nội địa của họ. Hãy nhớ rằng hóa đơn sử dụng trong hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty là để nhận thanh toán, không phải là hóa đơn xuất khẩu.

Hóa đơn thương mại có thể tương đồng với hóa đơn chiếu lệ ban đầu gửi cho khách hàng để báo giá, nhưng có thể có những thông tin bổ sung như số đơn đặt hàng, số tham chiếu khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Đây là một loại hóa đơn có tác dụng tạm thời thay thế cho hóa đơn chính thức. Nó được sử dụng trong ba trường hợp sau:

Khi đơn vị bán muốn thu trước một phần tiền ngay sau khi hoàn thành đơn hàng.
Khi đơn hàng được giao theo nhiều đợt và hai bên đồng ý thanh toán từng đợt.
Khi hai bên đồng ý một mức giá tạm thời để tiến hành giao dịch, trong khi giá chính thức sẽ được quyết định sau và ghi trong hóa đơn chính thức.

Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Final Invoice là hóa đơn chính thức, thể hiện tổng giá trị của đơn hàng cuối cùng mà đơn vị mua cần thanh toán cho đơn vị bán. Giao dịch giữa hai bên chỉ chính thức kết thúc khi đơn vị mua thanh toán đầy đủ số tiền được ghi trong Final Invoice.

Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

Certificate Invoice là loại hóa đơn được chứng nhận bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), dùng để xác minh nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa.

Hóa đơn trung gian (Neutral Invoice)

Nếu đơn vị bán muốn tạm xuất khẩu hàng hóa mà không muốn xuất hiện tên trong các tài liệu pháp lý, hóa đơn sử dụng trong trường hợp này được gọi là "hóa đơn trung gian" do người khác đứng tên. Cần lưu ý rằng người ký trên hóa đơn chỉ là bên trung gian, không phải là người bán hàng thực tế.

Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Consular Invoice là loại hóa đơn được cấp bởi Đại sứ quán của quốc gia mà người mua đang sinh sống và làm việc, tại quốc gia mà người bán đặt trụ sở. Ví dụ, nếu công ty của bạn muốn mua linh kiện từ một công ty công nghệ ở Pháp, thì Consular Invoice sẽ được Đại sứ quán Việt Nam tại Pháp chứng thực và cấp ủy quyền. Loại hóa đơn này thường thay thế cho một loại chứng từ được gọi là Giấy chứng nhận xuất xứ.

Hóa đơn hải quan (Customs Invoice)

Hóa đơn hải quan được áp dụng để tính toán thuế hải quan và các phí khác mà hải quan yêu cầu, dựa trên giá trị của hàng hóa.

Phân loại Invoice

4. Hướng dẫn lập và xuất invoice

Các bước để lập và xuất invoice:

Bước 1: Xác định loại invoice cần tạo ra.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào invoice.
Bước 3: Kiểm tra lại thông tin trên invoice để đảm bảo đúng theo các yêu cầu và quy định của các bên liên quan và tránh sai sót không cần thiết.
Bước 4: Ký và phát hành invoice.

Đối với những người mới trong ngành hoặc thiếu kinh nghiệm, đây là một phần quan trọng cần chú ý vì có thể giúp tối ưu hiệu suất khi lập hóa đơn. Một lời khuyên quan trọng là nên hiểu rõ về luật lệ của quốc gia nhập khẩu trước khi tiến hành giao dịch, xem xét kỹ các phương thức thanh toán, đặc biệt là phương thức L/C (thư tín dụng), và cần chú ý kiểm tra kỹ từng chi tiết như dấu chấm, dấu phẩy, số liệu trên hóa đơn trước khi ký kết. Việc kiểm tra này rất quan trọng vì bên nào phạm lỗi sẽ phải chịu trách nhiệm và hậu quả nếu xảy ra vấn đề.

Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về các loại Invoice và mở rộng kiến thức của bạn về lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để nhiều người cùng được biết đến nhé!

Xem thêm: