Content Planning: Cách xây dựng Content Planning hiệu quả

Content Planning đóng vai trò then chốt trong chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp. Việc này giúp xác định rõ mục tiêu truyền đạt, tạo ra nội dung cần thiết và lên kế hoạch cụ thể để triển khai. Một Content Planning hiệu quả sẽ thu hút sự chú ý của đối tượng khách hàng tiềm năng, từ đó chuyển đổi họ thành khách hàng thực sự. Hãy cùng Megaweb tham khảo ngay cách xây dựng Content Planning hiệu quả nhất nhé!

• Người sáng tạo nội dung số là gì? Thu nhập bao nhiêu?
• Content là gì? Cấu trúc bài viết content toàn diện và đột phá
• Content Pillar là gì? Các bước xây dựng Content Pillar từ A - Z

1. Content Planning là gì?

Sau khi đã đề ra một content planning rõ ràng và cụ thể, việc tiếp theo là xác định các loại nội dung cần có, ví dụ như minigame, bài giới thiệu sản phẩm hay bài chia sẻ, đồng thời quyết định định dạng của từng loại nội dung như video, gif, ảnh, và cân nhắc số lượng cũng như lịch trình phát hành. Điều này đòi hỏi sự phân bố tài nguyên nhân sự và thời gian một cách hợp lý. Đây chính là những yếu tố cần được làm rõ trong quá trình lập kế hoạch nội dung.

Một content planning đại diện cho một bản kế hoạch có tính chiến lược. Nó ghi chép chi tiết về cách thức thực hiện chiến lược nội dung, công cụ hỗ trợ cũng như những người tham gia vào quá trình thực hiện. Ba đối tượng chính sử dụng bản kế hoạch nội dung đó là: khách hàng, cấp trên của bạn và chính bạn.

Tuỳ thuộc vào content planning cũng như mục tiêu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp, chiến dịch marketing nội dung sẽ có những điều chỉnh về nhiệm vụ cụ thể và cách trình bày khác nhau.

2. Tại sao cần xây dựng Content Planning?

Content planning đồng nhất sẽ hỗ trợ đội ngũ của bạn hoạt động một cách thống nhất trong việc tạo và lan truyền nội dung. Một content planning hiệu quả sẽ giúp bạn tạo ra nội dung thúc đẩy lưu lượng truy cập và tăng doanh số bán hàng.

Ngoài ra, content planning còn hỗ trợ bạn trong việc xử lý những chiến lược kinh doanh quan trọng như việc chuẩn bị ngân sách hoặc yêu cầu các nguồn lực cần thiết. Bạn sẽ biết được những điều cần chuẩn bị để phát triển và chia sẻ nội dung của mình. Qua đó, tránh được việc chi phí không cần thiết hoặc sự chậm trễ đáng tiếc.

3. Quy trình xây dựng Content Planning

Nghiên cứu

Trước tiên, khi bạn nhận được một yêu cầu từ nhóm hoặc một brief từ khách hàng, bước đầu tiên quan trọng là mở rộng phạm vi của quá trình nghiên cứu. Điều này bao gồm việc nghiên cứu về Thương hiệu (Thương hiệu có điểm nổi bật gì?), tìm hiểu về Đối tượng khách hàng (Viết cho ai?), và một yếu tố cực kỳ quan trọng đó là hiểu rõ Mục tiêu thực sự của chiến dịch (Sau khi đọc, mục đích là gì?).

Nghĩ và Chọn

Sau khi đã mở rộng quá trình nghiên cứu, bước tiếp theo cần thực hiện là thu hẹp phạm vi thông tin thông qua việc "Nghĩ và Lựa chọn", nhầm tinh chỉnh thông điệp cốt lõi (thương hiệu muốn truyền đạt gì, cho ai, ở đâu, khi nào, để đạt được mục tiêu gì,...) và xác định các Từ khóa quan trọng (những từ khóa không thể thiếu cho thương hiệu & những từ khóa hỗ trợ). Khi hoàn thành hai giai đoạn này, bạn sẽ có một Hướng đi cụ thể cho bài viết của mình.

Bão não

Khi đã xác định hướng cho chuỗi bài viết, hãy tiếp tục thảo luận để tìm ra nhiều chủ đề, góc nhìn, quan điểm và hướng phát triển ý tưởng khác nhau. Có thể tận dụng 7 nhóm chủ đề hoặc có thể hiểu chúng như 7 cách nhìn khác nhau để nhìn vào thương hiệu từ nhiều góc độ khác nhau.

Điều này giúp tạo ra các hướng tiếp cận nội dung phong phú, đa dạng, mang tính khách quan và hấp dẫn hơn. Ví dụ: Nhóm chủ đề liên quan đến thương hiệu, sản phẩm, nhìn từ góc độ người lãnh đạo (CEO, CMO, CFO, Founder), khách hàng, ngành hàng, bên thứ ba và nội bộ công ty.

Sàng lọc

Sau giai đoạn tập trung ý tưởng và có một lượng lớn các gợi ý, bước tiếp theo là tiến hành sàng lọc, loại bỏ các chủ đề không đáp ứng được mục tiêu và chọn lựa các chủ đề phù hợp nhất, đồng thời đồng thuận với đội ngũ và bắt đầu quá trình sản xuất. Quá trình sàng lọc có thể dựa trên 4 tiêu chí sau: "new news" (tin tức mới, sẽ trở nên cũ nếu không đăng tải nhanh chóng), "one-off content" (nội dung chỉ sử dụng một lần hoặc sẽ được sử dụng lâu sau này), "liquid content" (nội dung có thể được cập nhật liên tục, có thể làm mới hàng tuần/tháng/quý,...) và "evergreen content" (nội dung mang tính bền vững, hữu ích mãi mãi và có thể tái sử dụng nhiều lần).

Sắp lịch

Với danh sách các chủ đề đã được đồng thuận, bây giờ bạn cần xây dựng ba loại kế hoạch khác nhau bao gồm Kế hoạch Tổng (bảng kế hoạch chi tiết với danh sách đầy đủ các bài viết dự kiến, định dạng, nhóm thực hiện, loại nội dung, và kênh phát hành), cùng với Lịch Sản xuất nội dung (xác định thời gian sản xuất các bài viết có yêu cầu cao về hình ảnh, video so với các bài viết thông thường), và Lịch Đăng (sắp xếp các ngày cụ thể để đăng bài trên từng kênh truyền thông).

Đo lường

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, là việc đo lường hiệu quả. Tập trung vào ba nhóm KPI chủ chốt bao gồm Số lượt tiếp cận (Reach), Mức độ ảnh hưởng (Influence) và Hiệu quả chi phí (Cost-effectiveness). Bằng cách này, bạn có thể so sánh những chỉ số này với trung bình của ngành, đối thủ cũng như tự so sánh với những chiến dịch trước đây và hiện tại của thương hiệu mình đã triển khai.

4. Lưu ý xây dựng Content Planning hoàn chỉnh

Định hướng nội dung

Rất nhiều người khi lập kế hoạch nội dung thường bỏ qua bước này, dẫn đến việc tốn rất nhiều thời gian trong quá trình lên kế hoạch. Việc xác định các hướng nội dung sẽ giúp bạn nắm bắt được phương hướng cụ thể, phát triển ý tưởng một cách phù hợp. Chỉ khi có các hướng nội dung rõ ràng, kế hoạch nội dung mới có thể được triển khai theo đúng mong muốn.

Làm thế nào để có được hướng nội dung chính xác cho kế hoạch nội dung? Đầu tiên, bạn cần thấu hiểu rõ yêu cầu từ phía khách hàng hoặc những mong muốn của cấp trên. Từ đó, bạn có thể suy luận ra những hướng nội dung cần triển khai và những yếu tố quan trọng trong nội dung đó là gì.

Ví dụ: Nếu bạn kinh doanh váy thời trang nữ và trong 6 tháng tới, mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng, các hướng nội dung có thể bao gồm: "Xu hướng thời trang váy năm 2023", "Giới thiệu các mẫu váy hot nhất trên thị trường", "Hướng dẫn lựa chọn váy phù hợp với từng dáng người".

Định dạng nội dung

Có nhiều loại định dạng nội dung khác nhau có thể áp dụng trong kế hoạch nội dung như video, gif, hình ảnh, podcast,... Do đó, việc hiểu rõ các định dạng nội dung cần được thực hiện sẽ giúp bạn tiến đến mục tiêu đã đề ra trong quá trình lập kế hoạch nội dung.

Vấn đề đặt ra là làm thế nào để xác định các định dạng nội dung phù hợp cho kế hoạch nội dung? Câu trả lời nằm ở việc làm sáng tỏ brief (bản tóm tắt hướng đi). Trong trường hợp làm việc tại các công ty quảng cáo, kế hoạch nội dung cần phải hiểu rõ mục tiêu truyền thông mà khách hàng muốn đạt được cũng như các loại nội dung mà khách hàng đang triển khai. Hoặc bạn có thể trực tiếp thăm vấn đề này với người quản lý của bạn để xác định các định dạng nội dung trong kế hoạch nội dung. Nếu bạn là một nhà tiếp thị làm việc nội bộ, bạn cần phải làm rõ mục tiêu tiếp thị của mình, xác định loại nội dung nào phù hợp trên các nền tảng khác nhau và những nội dung cần thêm vào cho chiến dịch này. Để xác định định dạng nội dung chính xác, bạn cần hợp tác trực tiếp với cấp trên hoặc đội ngũ tiếp thị của bạn.

Ví dụ: Giả sử bạn là chủ cửa hàng bán váy thời trang. Các định dạng nội dung có thể triển khai trong kế hoạch nội dung của bạn gồm: bài viết trên Facebook, hợp tác với các beauty blogger trên YouTube (có từ 70N đến 200N người theo dõi), video thử nghiệm son,...

Phân chia số lượng và tỷ lệ cho từng định dạng

Mọi kế hoạch nội dung đều yêu cầu xác định rõ số lượng cụ thể cho từng loại nội dung. Việc phân loại này sẽ giúp bạn theo dõi chặt chẽ số lượng cụ thể cần thực hiện cho mỗi phần. Nhờ đó, bạn có thể phân bổ thời gian một cách hợp lý cho từng giai đoạn trong quá trình triển khai chiến dịch tiếp thị. Ví dụ, việc viết một bài đăng trên mạng xã hội có thể chỉ mất khoảng 1-2 ngày, trong khi việc tạo một video có thể mất từ 3 đến 1 tuần, phụ thuộc vào mức độ phức tạp và công việc cần làm.

Timeline cho content planning

Timeline trong content planning là một khung thời gian cụ thể dành cho từng phần nội dung. Mục tiêu của timeline là hỗ trợ những người chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch nội dung hiểu rõ dự án đang ở giai đoạn nào, các nội dung đã hoàn thành, đang chờ xử lý, hoặc có nguy cơ trễ hạn, cũng như các vấn đề đang phát sinh trong quá trình thực hiện.

Đối với định dạng nội dung là video, người phụ trách content plan cần lên một kịch bản chi tiết để hỗ trợ đội ngũ sản xuất thực hiện theo ý muốn. Một kịch bản video đầy đủ cần bao gồm các yếu tố sau:

• Chuỗi diễn biến của video: số lượng khung hình, nội dung của mỗi khung hình là gì?
• Hình ảnh về nhân vật trong từng khung hình (nếu có): trang phục, biểu cảm,...
• Lời thoại trong video: tốc độ và cách thức diễn đạt (nhanh, chậm; nhẹ nhàng, cảm động hay mạnh mẽ)
• Màu sắc sử dụng trong video: sử dụng màu sắc của thương hiệu cũng như các màu bổ sung.
• Bối cảnh của video.

5. Sự khác biệt giữa Content Planning và Content Strategy

Content Strategy là việc xác định hướng dẫn, nguyên tắc, mô hình, cách tiếp cận và chiến lược để phát triển nội dung cho mục tiêu tiếp thị. Một chiến lược nội dung hiệu quả sẽ cung cấp khung bản lề mạnh mẽ cho cấu trúc của trang web, tập trung vào từ khóa quan trọng (đối với SEO), xác định loại nội dung sẽ được trình bày trên trang web, người viết, phong cách văn phong cũng như quy trình đăng bài. Chiến lược này đồng thời đảm bảo phù hợp với nhu cầu, mong muốn của khách hàng mục tiêu trong từng giai đoạn phát triển của trang web/ thương hiệu.

Content Planning bao gồm việc lên kế hoạch chi tiết về các danh mục, chủ đề, việc viết và đăng bài dựa trên hướng dẫn và nội dung đã được xác định trong chiến lược. Nó cũng bao gồm kế hoạch đăng nội dung trên trang web và các kênh truyền thông phù hợp để tạo ra phản ứng và thảo luận tích cực về nội dung truyền đạt, từ đó thay đổi suy nghĩ, thái độ và hành động của khách hàng mục tiêu.

Content Strategy và Content Planning là hai khái niệm khác nhau, mặc dù chúng liên quan chặt chẽ với nhau. Bằng cách hiểu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này và áp dụng chúng đồng thời trong việc tiếp thị nội dung cho thương hiệu, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hướng dẫn, nguyên tắc, quy trình và hoạt động tiếp thị nội dung một cách hiệu quả.

Lời kết:

Content Planning đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nội dung hấp dẫn có khả năng chuyển đổi. Bất kể khách hàng của bạn đang ở giai đoạn nào trong quá trình tiếp thị, bạn cần có khả năng cung cấp nội dung mà thể hiện chính xác mục tiêu của thương hiệu và sản phẩm của bạn.

Hãy thử xây dựng một kế hoạch nội dung tập trung vào từng giai đoạn của nguồn thông tin và sử dụng dữ liệu nghiên cứu để hiểu rõ hơn vị trí của khán giả và những điều mà họ quan tâm. Với một chút kế hoạch và sự nỗ lực, bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể về chất lượng và khả năng tiếp thu nội dung của bạn.