WIP là gì? Cách giảm WIP trong doanh nghiệp sản xuất

WIP là một thuật ngữ rất phổ biến trong nhiều lĩnh vực kinh doanh và sản xuất. Đặc biệt, trong các ngành như xây dựng công trình hoặc các ngành sản xuất có đặc thù, việc này đòi hỏi nhiều thời gian trước khi sản phẩm được đưa ra thị trường. Vậy WIP là gì? Hãy cùng Megaweb tham khảo ngay nhé!

• TPM là gì? 8 trụ cột và các chỉ số quan trọng của TPM
• Quản trị Marketing là gì? Những lưu ý cho người quản trị
• 101+ Ý tưởng kinh doanh khởi nghiệp sáng tạo trên thế giới

1. WIP là gì?

WIP là viết tắt của "Work in Progress" - một thuật ngữ phổ biến được sử dụng để chỉ những công việc đang tiến hành hoặc chỉ mới hoàn thành một phần. Thuật ngữ này thường được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực như thiết kế, thi công xây dựng, hoặc sản xuất những sản phẩm mà cần nhiều thời gian và công đoạn để hoàn thành.

Ngoài ra, WIP cũng thường được sử dụng trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng để mô tả các mặt hàng hoặc sản phẩm chỉ mới hoàn thành một phần và đang chờ đợi hoàn thiện, thường từ việc chuyển đổi từ nguyên liệu thô thành thành phẩm trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngoài nghĩa thông thường, thuật ngữ WIP còn có một số cách hiểu khác như sau:

• "Work in place": Địa điểm làm việc.
• "Workcentre information package": Gói thông tin về trung tâm làm việc, thường được sử dụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự và kinh doanh.
• "Work in process": Công việc đang tiến hành và chưa hoàn thành, đặc biệt được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng.
• "Wartime Intelligence Plan": Kế hoạch tình báo trong thời chiến, đề cập đến các kế hoạch tình báo chiến lược, chiến thuật, chiến dịch hoặc kinh tế nhằm tối ưu hiệu quả.

2. Lợi ích của việc giảm WIP là gì trong sản xuất

Cải thiện quy trình sản xuất: Doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình sản xuất để giảm thiểu thời gian và chi phí sản xuất, từ đó giảm lượng hàng tồn kho dư thừa.

Tăng cường kiểm soát chất lượng: Doanh nghiệp có thể tăng cường kiểm soát chất lượng để giảm thiểu sản phẩm lỗi. Sản phẩm lỗi sẽ phải được loại bỏ hoặc sửa đổi, thay thế. Điều này sẽ làm tăng chi phí sản xuất và giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa.

Sử dụng hệ thống quản lý sản xuất hiệu quả: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống quản lý sản xuất hiệu quả để theo dõi tiến độ sản xuất và kiểm soát lượng hàng tồn kho. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa và tối ưu hóa chi phí sản xuất.

3. Nguyên nhân gây ra WIP (Work In Progress)

Bất đối xứng giữa cung và cầu:Sự tính toán thiếu chính xác trong quá trình lập kế hoạch dẫn đến tình trạng sản xuất dư thừa, khiến cho sản phẩm bị tích trữ và làm tăng cao lượng WIP.

Quy trình sản xuất không được thiết kế tối ưu:Nếu quy trình sản xuất không được thiết kế hợp lý và các lệnh sản xuất bị chồng chéo, điều này sẽ làm gián đoạn dây chuyền sản xuất, gây tăng WIP.

Sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi:Nếu sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi trong quá trình sản xuất, nó sẽ phải được sản xuất lại, dẫn đến tích trữ và tăng WIP.

Thiếu tài nguyên: Hoạt động quản lý kho không hiệu quả dẫn đến thiếu tài nguyên, nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, làm chậm lại quá trình sản xuất.

Quy trình sản xuất không linh hoạt:Nếu quy trình sản xuất không linh hoạt, khó thay đổi hoặc thích ứng với các biến động trong nhu cầu sản xuất, điều này có thể dẫn đến sản xuất dư thừa và tăng số lượng sản phẩm dang dở.

4. Cách giảm WIP trong doanh nghiệp sản xuất

Sản xuất Just in time

Sản xuất Just in Time (JIT) tập trung vào việc sản xuất chính xác số lượng sản phẩm cần thiết vào thời điểm cụ thể. Phương pháp này giúp giảm thiểu hàng tồn kho và tăng cường hiệu quả sản xuất. Ngoài ra, JIT cung cấp một phương pháp thực tiễn để sản xuất nhiều loại hàng hóa trên cùng một dây chuyền khi cần thiết và tránh gặp phải các vấn đề lớn.

JIT được coi là một phương pháp sản xuất hiệu quả giúp giảm WIP bằng cách giảm sự chậm trễ, tăng tính linh hoạt, đặt ra mục tiêu cụ thể, loại bỏ các hoạt động không cần thiết và giảm thời gian chờ đợi.

Nhận biết máy móc bị lỗi

Một trong những cách quan trọng để giảm chi phí WIP trong sản xuất là xác định các điểm gây tắc nghẽn về kỹ thuật và thiết bị. Độ tin cậy của thiết bị cũng là một vấn đề thường bị bỏ qua.

Trong quá trình sản xuất, nếu sản phẩm gặp lỗi hoặc tiến độ sản xuất gặp trục trặc, doanh nghiệp cần phải kiểm tra các lỗi hỏng của bộ phận và linh kiện. Nếu sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi trong quá trình sản xuất, nó sẽ cần phải được sản xuất lại, dẫn đến tích trữ sản phẩm dang dở và tăng WIP.

Các doanh nghiệp hiện nay có thể sử dụng hệ thống quản lý bảo trì bảo dưỡng (MMS-X) để chủ động hơn trong việc theo dõi hiệu suất và quản lý, bảo trì thiết bị. MMS-X giúp số hóa toàn bộ thông tin về việc vận hành của thiết bị, bao gồm dữ liệu từ các cảm biến, máy đo, hệ thống giám sát… Các dữ liệu này sẽ được phân tích và đánh giá theo thời gian thực, giúp người dùng dễ dàng phát hiện lỗi và đề xuất kế hoạch bảo trì phù hợp.

Lập kế hoạch sản xuất khoa học sẵn sàng đáp ứng nhu cầu

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có kế hoạch sản xuất chi tiết, có thể dựa vào hệ thống điều hành sản xuất MES-X. Kế hoạch sản xuất cần phải bao gồm tất cả các trường hợp có thể phát sinh nhu cầu sản xuất, bao gồm nhu cầu của khách hàng, nhu cầu dự trữ, và nhu cầu thay thế. Ngoài ra, kế hoạch sản xuất cũng cần phải tính đến khả năng phát sinh đơn hàng vào từng thời điểm cụ thể.

Khi đã xác định được thời gian cao điểm của nhu cầu đặt hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập các mục tiêu sản xuất phù hợp trước thời gian cao điểm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lên kế hoạch sản xuất trước vào các khoảng thời gian nhàn rỗi hoặc khi không có yêu cầu đặt hàng. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả sản xuất.

Điều phối nhân lực

Để cải thiện hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều tập trung vào cùng một mục tiêu và hiểu rõ vai trò của mình trong quy trình sản xuất. Điều này sẽ giúp họ chuyên môn hóa sâu hơn và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu WIP.

Ngoài ra, các bộ phận như kế hoạch hóa sản xuất, kiểm soát chất lượng, quản lý kho cũng cần tương tác chặt chẽ với nhau để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng cách và đúng thời điểm. Các bộ phận này cần phải có một mức độ kiểm soát và điều phối cao đối với các công đoạn trong quy trình sản xuất.

Nâng cấp thiết bị và đào tạo nhân lực

Có một số phương pháp hiệu quả để giảm WIP trong doanh nghiệp sản xuất, trong đó có việc nâng cấp thiết bị và đào tạo nhân lực. Để tối ưu hóa hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp cần phát triển các khóa đào tạo chuyên sâu và hướng dẫn cách hoàn thành công việc cho nhân viên của mình.

Tuy nhiên, ngay cả những nhân viên có tay nghề cao và thành thạo công việc cũng có thể gặp hạn chế về năng suất do tốc độ của các thiết bị và công cụ. Vì vậy, việc nâng cấp thiết bị cũng đóng vai trò quan trọng nhất để giảm thiểu WIP.

Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là một phương pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa sản xuất, tăng cường chất lượng sản phẩm và giảm lãng phí.

Lean Manufacturing tập trung vào việc tạo ra giá trị từ quan điểm của khách hàng và loại bỏ mọi hoạt động không cần thiết và tình trạng lãng phí, từ đó hiệu quả giảm WIP.

5. Các lỗi thường mắc phải trong WIP là gì?

Sai sót về số liệu

Thông qua khái niệm và vai trò của WIP, có thể dễ nhận thấy rằng nếu các thông số về WIP được đưa ra không chính xác, mọi nỗ lực của doanh nghiệp sẽ trở nên vô ích. Điều này không chỉ dẫn đến việc giảm lợi ích công của WIP mà còn gây ra tổn thất lâu dài cho doanh nghiệp. Bất cập này có thể bao gồm sự chủ quan của người lập báo cáo hoặc việc làm mất niềm tin đối với các công ty bảo lãnh.

Sai sót trong kết toán chi phí

Một sai lầm phổ biến khác trong việc quản lý WIP là thời gian kế toán chi phí nội bộ. Giả sử doanh nghiệp thường cập nhật WIP hàng quý, nhưng bộ phận kế toán lại ghi nhận chi phí gián tiếp vào dự án định kỳ hàng năm.

 

Kết quả của điều này sẽ dẫn đến sự giảm mạnh về lợi nhuận vào cuối năm so với dự kiến. Mặc dù vẫn có lãi theo mong đợi, tuy nhiên, vị thế của doanh nghiệp cũng như kỳ vọng từ phía nhà đầu tư có thể bị ảnh hưởng đáng kể.

 

Báo cáo về WIP sẽ phụ thuộc vào việc lưu trữ hồ sơ chi phí một cách chính xác, đồng thời tài liệu cũng cần phải được giữ nhất quán. Điều này giúp bộ phận kế toán dự đoán được các khoản phí cần chi đến khi dự án kết thúc. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các điều chỉnh kịp thời để tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu chi phí.

Giới hạn sử dụng WIP

Trong thực tế, mỗi công ty thường chỉ sử dụng một tài khoản WIP duy nhất để lưu giữ hồ sơ của tất cả các sản phẩm đang thực hiện. Hành động này làm cho việc đánh giá WIP trở nên khó khăn vì hiệu quả của mỗi kỳ đưa ra thường không đồng đều.

Do đó, các nhà quản lý kế toán cần phải đối chiếu các đơn hàng nhằm hợp lý hóa quy trình. Khi điều này được thực hiện, việc đạt được WIP mới trở nên dễ dàng hơn khi đơn hàng đã được hoàn tất.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh có thể giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý số liệu và kế toán chi phí trong kinh doanh một cách chính xác nhất, nhờ vào các tính năng phân tích và báo cáo như sau:

• Báo cáo doanh thu theo đa kênh, đa nền tảng, đa chi nhánh.
• Cho phép xem báo cáo doanh thu theo từng khoảng thời gian khác nhau (hôm nay, hôm qua, 7 ngày qua, tháng này, năm này, và các khoảng thời gian tùy chọn khác…).
• Lọc báo cáo doanh thu theo nhiều trạng thái khác nhau.

Việc ghi chép tất cả các chi phí trong kinh doanh giúp doanh nghiệp thực hiện phân tích doanh thu và lợi nhuận theo từng khu vực cụ thể, hỗ trợ cho các doanh nghiệp muốn mở rộng và phát triển thị trường.

6. Tìm hiểu về WIP trong từng ngành nghề khác nhau

Work in process (WIP) và hàng tồn kho

Trong quá trình sản xuất, mọi sản phẩm đều phải trải qua nhiều giai đoạn sản xuất và tiếp thị trước khi được tung ra thị trường. Thực tế, không phải tất cả sản phẩm được sản xuất sẽ được bán hết vào cùng một thời điểm, mà một phần sẽ được tồn kho lại.

Các sản phẩm tồn kho có thể gặp phải các lỗi sản xuất, hoặc chúng được lưu giữ để được tung ra thị trường trong các kế hoạch sản phẩm sau nhằm tăng doanh thu của công ty. Quá trình WIP ở đây thường được hiểu là giai đoạn sản phẩm đang tồn đọng tại kho lưu trữ. Các bộ phận được giao sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại hàng tồn kho này và sau đó tìm ra giải pháp để phân phối sản phẩm ra thị trường.

WIP là gì đối với thành phẩm?

WIP đối với sản phẩm thành phẩm là quá trình sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh. Đối với các sản phẩm đã hoàn thiện, không mất quá nhiều thời gian trước khi chúng được tung ra thị trường.

Ví dụ: Khi sản xuất một sản phẩm thức ăn mới: Các giai đoạn như đóng gói, tìm kiếm nguyên liệu,... sẽ được coi là WIP.

Các chỉ số WIP giúp người quản lý theo dõi tiến độ sản phẩm hiện tại và đưa ra chiến lược, hành động để thúc đẩy quy trình sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.

WIP - Nguyên liệu sản xuất

Trong lĩnh vực xây dựng, WIP thường được hiểu là nguyên liệu sản xuất. Nguyên liệu này có thể là nguyên liệu thô hoặc các loại nguyên liệu đã được chế tạo kết hợp với công cụ, máy móc, và yếu tố không thể thiếu là lao động nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng.

Có thể thấy rằng mỗi công trình xây dựng thường đi qua nhiều giai đoạn khác nhau. Trong quá trình này, các yếu tố như bản vẽ, nguyên vật liệu (xi măng, sắt, đá, cát, vv), hoặc các loại máy móc đều được sử dụng và vận hành bởi lao động. Lao động sẽ sử dụng những yếu tố này để thực hiện từng giai đoạn công việc cho đến khi hoàn thành công trình.

Trên đây là tổng hợp những chia sẻ của Megaweb về WIP, cũng như tầm quan trọng của WIP trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Bài viết cũng chỉ ra những lỗi thường gặp trong quản lý WIP, nhằm giúp các doanh nghiệp tránh được những sai lầm đó. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho quý vị trong việc quản lý sản xuất và kinh doanh.