Phần mềm SAP là gì? Lợi ích và ứng dụng của phần mềm SAP

SAP là một phần mềm phổ biến được sử dụng rộng rãi từ doanh nghiệp quy mô nhỏ đến lớn, đóng vai trò quan trọng trong việc định hình thành công của mỗi tổ chức. Như vậy, SAP là một hệ thống phần mềm đa chức năng hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, từ quản lý tài nguyên doanh nghiệp đến quản lý khách hàng và vận hành sản xuất. Để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm SAP, mời bạn cùng Megaweb tham khảo ngay bài viết này nhé!

1. Phần mềm SAP là gì?

SAP là viết tắt của System Application Programing, là tên của một công ty phần mềm nổi tiếng có trụ sở tại Đức. Nó là một phần mềm quản lý doanh nghiệp được ra mắt vào năm 2006.

Được biết đến với tên gọi đầy đủ là SAP ERP (Enterprise Resource Planning), nó mang lại cho doanh nghiệp các giải pháp quản lý quan trọng như quản lý quan hệ khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tài chính, và nhiều hơn nữa.

SAP liên tục cải tiến với các phiên bản mới chất lượng cao. Hơn nữa, nó cung cấp các phần mềm tích hợp đa dạng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quy trình hoạt động của mình. Ngày nay, phần mềm SAP ERP được tín nhiệm và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm SAP

SAP được các doanh nghiệp đa quốc gia tin tưởng bởi nó mang lại nhiều giá trị và lợi ích đáng kể. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng phần mềm SAP:

• Rút ngắn thời gian tính toán và xử lý đơn hàng, giúp tiết kiệm chi phí kinh doanh.
• Giảm thời gian tính toán giá bán.
• Cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng và kịp thời đến mọi phòng ban trong công ty.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và linh hoạt cho tất cả nhân viên.
• Giảm chi phí trong việc phân phối, vận chuyển hàng hóa và quản lý nhân sự.
• Cung cấp quy trình vận hành chuyên nghiệp, phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp.
• Giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và giá trị vay vốn cho các doanh nghiệp.

3. Hạn chế của phần mềm SAP ERP

Mặc dù SAP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng có những hạn chế sau đây:

• Phần mềm SAP được phát triển bởi một công ty nổi tiếng tại Đức, nên khả năng tương thích với các doanh nghiệp Việt Nam có thể không cao.
• Chi phí để triển khai và sử dụng hệ thống SAP ERP khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đó, họ cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định sử dụng phần mềm này.
• Sử dụng phần mềm SAP hiệu quả đòi hỏi một kiến thức kỹ thuật nhất định do tính đa dạng và phong phú của các tính năng hệ thống.

4. Các tính năng chính của phần mềm SAP

Quản lý bán hàng: Tính năng quản lý bán hàng trên phần mềm SAP được theo dõi chặt chẽ, giúp công ty dễ dàng phân tích doanh thu và dự báo lợi nhuận. Thông qua các báo cáo và chỉ số trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm này giúp công ty tìm ra cơ hội mới. Đây là một phần mềm quản lý bán hàng được đánh giá cao.

Quản lý mua hàng: Phần mềm SAP quản lý chặt chẽ các đơn đặt hàng, mức lợi nhuận, số lượng hàng, nợ tồn, quá trình thanh toán và giá trị nhập kho, giúp duy trì quan hệ với các nhà cung cấp.

Quản lý kho:Hệ thống phần mềm SAP quản lý hàng tồn kho, nhập xuất kho, và các chính sách về giá, từ đó dự đoán nhu cầu thông qua các chỉ số dự báo có sẵn, kết hợp chặt chẽ với quản lý mua hàng và bán hàng.

Quản lý tài chính: Phần mềm SAP cho phép quản lý các hoạt động tài chính kế toán như kế toán tổng hợp, bút toán và ngân sách bằng việc sử dụng các công cụ nhanh chóng và tiện lợi. Nó cũng cung cấp các báo cáo từ các hoạt động trên.

5. Các module chức năng của phần mềm SAP

Hệ thống phần mềm SAP được tổ chức dựa trên các module với các chức năng chính sau:

• Chức năng kế toán tài chính (FI), kiểm soát chi phí (CO) và kế hoạch sản xuất (PP).
• Quản lý nguyên vật liệu (MM), quản lý chi phí nhân sự (HCM) và quản lý chất lượng (QM).
• Phân phối và bán hàng (SD), bảo trì thiết bị (PM).
• Các module kỹ thuật khác như Basic, SAP, ABAP, NetWeaver, SAP HANA, quản lý thông tin hệ thống (IS), cơ sở hạ tầng trao đổi (XI), Business Intelligence (BI)...

6. Ứng dụng của phần mềm SAP trong quản trị chuỗi cung ứng

Nắm bắt thông tin theo giời gian thực (Real-time visibility)

Hệ thống SAP ERP đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, cho phép doanh nghiệp tạo ra kế hoạch thực tế và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Điều này làm cho các công ty bán lẻ hàng đầu đã áp dụng hệ thống SAP ERP trong nhiều năm qua.

Ví dụ, khi khách hàng lựa chọn mua hàng trực tuyến, hệ thống ERP có thể hỗ trợ quản lý đơn hàng này. Thông tin chi tiết về đơn hàng được chuyển đến nhà sản xuất sản phẩm hoặc đơn vị cung cấp nguyên liệu.

Cải thiện sự minh bạch

Các phương pháp kinh doanh truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải đợi kết quả phản hồi từ email để có thể báo cáo thời gian có hàng và ngày giao (available-to-promise report). Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể phản hồi ngay lập tức với khách hàng về các vấn đề trên.

Tuy nhiên, phần mềm SAP với khả năng báo cáo minh bạch cho phép cung cấp thông tin thời gian có hàng và ngày giao hàng trong tương lai một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp có thể lên kế hoạch cho sản phẩm mới dựa trên khả năng cung ứng của nhà cung cấp.

Ứng dụng hợp tác hóa quy trình

Tính chất hợp tác trong mô hình kinh doanh ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt là trong việc tạo ra mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa doanh nghiệp và khách hàng cũng như mối quan hệ ngắn hạn giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng.

Phản hồi theo thời gian thực

Dữ liệu thu thập từ hệ thống SAP ERP có thể được nhân viên của doanh nghiệp truy cập thông qua bất kỳ thiết bị điện tử nào đã kết nối với phần mềm. Các thông tin như địa điểm và thời gian giao hàng, lịch sử tương tác của kỹ thuật viên với khách hàng, thời gian cuộc gọi, và nhiều hơn nữa, có thể được theo dõi và cập nhật trong thời gian thực.

Ứng dụng quản lý theo vòng đời sản phẩm

Mỗi sản phẩm đều có một vòng đời cụ thể. Một số mặt hàng có vòng đời ngắn và thay đổi theo từng ngày, trong khi những sản phẩm khác lại có vòng đời dài hơn và có tiềm năng phát triển. Để phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng, doanh nghiệp cần phải khai thác dữ liệu từ big data.

Nếu phần mềm SAP được tích hợp vào quản lý vòng đời sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng các thông tin như đưa dữ liệu mới vào để điều chỉnh các dự đoán hiện có, xác định các biến thứ cấp liên quan đến vòng đời sản phẩm, và nhiều hơn nữa.

7. Ví dụ về một số thương hiệu ứng dụng phần mềm SAP

Dưới đây là một số ví dụ về thành công trong việc triển khai phần mềm SAP trong quản lý chuỗi cung ứng:

• Công ty Coca-Cola: Sử dụng phần mềm SAP để quản lý chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí vận chuyển hàng hóa.
• Công ty Nestle: Sử dụng phần mềm SAP để quản lý chuỗi cung ứng và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Công ty Procter & Gamble: Sử dụng phần mềm SAP để quản lý chuỗi cung ứng và tăng cường sự minh bạch trong quy trình sản xuất.
• Công ty Unilever: Sử dụng phần mềm SAP để quản lý chuỗi cung ứng và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Trên đây là một số thông tin về phần mềm SAP. Hy vọng rằng những chia sẻ về tính năng và lợi ích khi sử dụng phần mềm này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nó. Sử dụng và tận dụng những tính năng của phần mềm SAP có thể giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Đừng quên truy cập Megaweb để cập nhật thêm thông tin hữu ích khác nhé.