Advertising

Roadshow là gì? Quy trình tổ chức roadshow từ A - Z

Trong lĩnh vực tiếp thị hiện đại, việc tổ chức roadshow được coi là một phương tiện quảng cáo ngoài trời cần thiết. Phương pháp này đã được áp dụng thông qua nhiều biến thể khác nhau, nhằm hỗ trợ cho các chiến lược truyền thông đa dạng của các thương hiệu. Vậy roadshow là gì? Hãy cùng Megablog tìm hiểu chi hơn về khái niệm và quy trình tổ chức roadshow hiệu quả nhé!

1. Roadshow là gì? Chạy roadshow là gì?

Thuật ngữ "Road" có nghĩa là đường và "Show" là biểu diễn. Vì vậy, thuật ngữ "roadshow" có nghĩa là một hoạt động biểu diễn di động trên đường phố, đặc biệt ấn tượng, nhằm quảng bá sản phẩm, thương hiệu, hoặc dịch vụ trước đám đông.

Roadshow thường bao gồm các phương tiện như xe đạp hoặc xe máy, là những chiến lược tiếp thị đã xuất hiện từ lâu và vẫn được ưa chuộng trong ngành đến ngày nay. Được thường xuyên sử dụng trong các sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, roadshow cũng được áp dụng để xây dựng nhận thức về thương hiệu trong khoảng thời gian ngắn.

Các kế hoạch tổ chức roadshow thường được đặc biệt chú trọng trong việc giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới, và đồng thời giúp xây dựng sự nhận diện thương hiệu một cách nhanh chóng. Không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp lớn, roadshow cũng là một phương tiện tiếp thị linh hoạt cho các doanh nghiệp nhỏ, với nhiều hình thức triển khai khác nhau.

2. Đặc điểm của Roadshow là gì?

Roadshow thường xuất hiện với những đặc điểm nhận diện cơ bản như sau:

Tham gia của đội ngũ nhân sự Roadshow (PG, PB) với số lượng đáng kể (ít nhất 10 người, có thể lên đến hàng chục người). Nhân sự tham gia roadshow được yêu cầu mặc đồng phục mang nhận diện thương hiệu, bao gồm logo hoặc hình ảnh sản phẩm, dịch vụ cần quảng bá.
Sử dụng phương tiện giao thông như xe máy, xe đạp, ô tô... được trang trí theo một phong cách đồng bộ, thông qua việc dán decal chứa logo, hình ảnh sản phẩm, dịch vụ. Roadshow di chuyển qua nhiều tuyến đường đông đúc để tiếp cận với càng đông đảo người chú ý càng tốt.
Có các vật phẩm truyền thông quảng bá như cờ phướn, banner, poster, mascot...
Thường đi kèm với các màn trình diễn hoạt náo như nhảy múa, đồng diễn, ca hát... nhằm thu hút sự chú ý của đông đảo người.
Một số chương trình Roadshow thêm vào đó việc phát tờ rơi, voucher hoặc mẫu thử sản phẩm cho người đi đường.
Roadshow thường có thời lượng ngắn, từ vài ngày đến thậm chí chỉ tính bằng giờ. Vì thời gian diễn ra ngắn, để đạt được hiệu quả truyền thông, các chiến dịch roadshow cần được tổ chức một cách cẩn thận và ấn tượng để thu hút sự chú ý lớn nhất từ công chúng.
Kết hợp với việc đòi hỏi giấy phép nghiêm ngặt, việc tổ chức roadshow thường đi kèm với chi phí đáng kể, do đó, quảng cáo cho roadshow cũng là một phần chi phí đáng kể.

Đặc điểm của Roadshow là gì

3. Ưu và nhược điểm của chạy Roadshow là gì?

Ưu điểm của roadshow:

Linh hoạt và Thời gian Tổ chức: Roadshow mang đến ưu điểm về tính linh hoạt, có thể tổ chức bất cứ thời điểm nào trong năm, miễn là phù hợp với mục đích và kế hoạch thời gian đã đề ra cho chiến dịch truyền thông.
Đa Dạng Ngành Hàng: Là hình thức quảng cáo phù hợp cho mọi ngành hàng, từ sản phẩm hàng hóa cho đến dịch vụ và sự kiện. Roadshow cung cấp một nền tảng linh hoạt để quảng cáo và giới thiệu đa dạng sản phẩm.
Quảng Cáo Sản Phẩm Mới và Xây Dựng Nhận Diện Thương Hiệu: Roadshow là công cụ hiệu quả để quảng cáo sản phẩm mới và xây dựng nhận diện thương hiệu. Với sự thu hút cao và tính độc đáo, nó tạo ra sự tò mò và chú ý từ phía khán giả.

Hạn chế của roadshow:

Chi Phí Lớn: Chi phí đầu tư khá lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ về số lượng, thời gian và tuyến đường diễn ra sự kiện. Doanh nghiệp phải đối mặt với việc chi trả một khoản lớn để đảm bảo tính hiệu quả và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngẫu nhiên.
Yếu Tố Ngoại Cảnh Ảnh Hưởng Đến Hành Trình Di Chuyển: Hành trình di chuyển có thể bị chi phối bởi nhiều yếu tố như thời tiết, mật độ phương tiện tham gia giao thông. Điều này đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng để tránh rủi ro không mong muốn.
Rủi Ro An Toàn: Mặc dù di chuyển với tốc độ chậm, nhưng sự tập trung cao của các phương tiện và các phụ kiện có thể tăng nguy cơ về mất an toàn. Cần phải đảm bảo an toàn cho cả nhóm và người tham gia giao thông.
Thủ Tục Phức Tạp: Thủ tục tổ chức roadshow có thể phức tạp, và nếu không có chính sách mở cửa linh hoạt, nó có thể tạo ra khó khăn cho doanh nghiệp trong việc thực hiện chiến dịch của mình.

4. Quy trình kế hoạch tổ chức roadshow

Chương trình roadshow là một hoạt động truyền thông di động, và để tổ chức nó, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng với nhiều bước cụ thể. Dưới đây là kế hoạch tổ chức roadshow cơ bản:

Bước 1:Xác định mục tiêu truyền thông và mong muốn của doanh nghiệp.
Bước 2: Lập kịch bản roadshow, bao gồm ý tưởng, thời gian, địa điểm, số lượng nhân sự, phương tiện di chuyển, và các tuyến đường di chuyển.
Bước 3: Dự trù thời gian và thực hiện các bước xin giấy phép từ các cơ quan chức năng như Sở Văn hóa và Thể thao cũng như các đối tác liên quan.
Bước 4:Chuẩn bị nhân sự tham gia roadshow, bao gồm PG hoặc PB, nhân sự quản lý điều phối, và nhân sự quay chụp.
Bước 5: Tiến hành sản xuất và trang trí các phương tiện tham gia roadshow. Công đoạn này cũng bao gồm việc chuẩn bị và mua sắm vật dụng trang trí, in ấn tờ rơi/mẫu thử (nếu có), thuê trang phục, và các phụ kiện đi kèm.
Bước 6: Trong quá trình triển khai, luôn có điều phối viên đi kèm, đảm bảo sự hỗ trợ và giải quyết kịp thời mọi tình huống phát sinh.
Bước 7: Tiến hành nghiệm thu dự án, đánh giá hiệu quả đạt được, và thu thập các tư liệu truyền thông như video và hình ảnh để phản ánh lại sự thành công của chiến dịch.

Quy trình kế hoạch tổ chức roadshow

5. Kinh nghiệm tổ chức Roadshow hiệu quả

Xây dựng kế hoạch và kịch bản tổ chức Roadshow chi tiết

Dựa trên ngân sách và mục tiêu truyền thông của nhãn hàng, hai bên hợp tác để thảo luận và đề xuất phương án chạy roadshow phù hợp nhất. Việc lên kế hoạch chi tiết giúp thực hiện và điều phối mọi khía cạnh một cách mạch lạc.

Khi lên kế hoạch chạy roadshow, có một số điểm lưu ý quan trọng như sau: đặc điểm của địa điểm (lựa chọn giữa thành phố lớn hay các tỉnh lẻ, quyết định liệu sự kiện sẽ diễn ra tại một khu vực nhất định hay làm ngang qua nhiều tỉnh thành); thời gian (tìm hiểu xu hướng chi tiêu của người tiêu dùng, sự kiện đặc biệt trong năm, và đặc biệt là nghiên cứu kỹ về thời tiết để chọn thời điểm roadshow khi trời đẹp); số lượng (đánh giá giữa việc triển khai số lượng lớn trong khoảng thời gian ngắn để tạo ra sự chú ý nhanh chóng, hoặc số lượng vừa đủ trong thời gian dài để duy trì nhận thức).

Việc xây dựng kịch bản tổ chức roadshow cũng đặc biệt quan trọng, bởi nó xác định cách roadshow sẽ được triển khai theo một khái niệm cụ thể. Các lựa chọn có thể bao gồm: roadshow bình thường và an toàn, dị hợm để thu hút sự chú ý và lan tỏa, hài hước để tạo nên không khí vui vẻ, nhân văn để kích thích sự đồng cảm từ khán giả.

Lựa chọn tuyến đường và lộ trình chạy Roadshow tối ưu

Trong quá trình xây dựng lịch trình cho roadshow, nên chọn các tuyến đường tập trung vào khách hàng mục tiêu hoặc có lưu lượng giao thông cao để đảm bảo tiếp cận một đối tượng lớn người xem. Các tuyến đường đi qua những điểm đặc biệt của thành phố, hoặc các khu vực có nhiều trung tâm thương mại, tòa nhà văn phòng… thường được ưu tiên cao hơn.

Lưu ý đặc biệt đến việc kiểm tra các tuyến đường cấm để tránh rơi vào tình trạng bị các cơ quan chức năng "tuýt còi" đoàn xe roadshow. Điều này là quan trọng để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự thuận lợi trong quá trình di chuyển của đoàn xe.

Cẩn trọng trong khâu xin giấy phép

Việc tổ chức roadshow, mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại đối mặt với những khó khăn, đặc biệt là khi đây là một hình thức quảng cáo ngoài trời có thể dễ dàng bị cảnh sát giao thông "tuýt còi" và bị xử phạt bất cứ lúc nào. Do đó, quá trình xin giấy phép roadshow cần được tiến hành một cách thận trọng và đầy đủ. Ngoài ra, việc có nhân sự giàu kinh nghiệm là quan trọng để có thể đối mặt với các tình huống phức tạp.

Cần lưu ý đặc biệt rằng quy trình đàm phán và làm việc với cơ quan chức năng cũng là một phần quan trọng. Trong trường hợp chiến dịch roadshow phát sinh tình huống chạm mặt với cơ quan chức năng, sự linh hoạt và sự hiểu biết sâu rộng về quy định là yếu tố quan trọng để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Điều này đặt ra một yêu cầu cao về sự chuyên nghiệp và kỹ năng giao tiếp trong quá trình triển khai chiến dịch roadshow.

Luôn có phương án dự phòng và xử lý tình huống phát sinh

Việc chạy roadshow, tương tự như tổ chức sự kiện, thường đối mặt với những tình huống phát sinh mà khó có thể dự đoán trước, như thời tiết không thuận lợi, tắc nghẽn giao thông, sự cố về việc lạc đoàn hoặc xe hỏng hóc. Do đó, việc có một đội ngũ nhân sự và hậu cần đi theo là quan trọng để nhanh chóng xử lý mọi vấn đề xuất hiện, đảm bảo cho chiến dịch diễn ra một cách trôi chảy nhất có thể.

Thiết kế ấn phẩm sáng tạo, độc đáo và các yếu tố phá cách

Để tổ chức một chiến dịch Roadshow hiệu quả, quan trọng nhất là tập trung vào việc làm nổi bật những tính từ như "độc đáo", "mới lạ", và "đẹp mắt". Sự độc đáo và sự đẹp mắt càng nổi bật, càng thu hút sự chú ý của người đi đường.

Một ví dụ điển hình cho chiến dịch Roadshow sáng tạo và độc đáo là "Vinmart đẩy Tết về nhà". Trong chiến dịch này, Vinmart không ngần ngại đầu tư mạnh mẽ vào việc độ xe hùng vĩ để thực hiện Roadshow trên các con đường thành phố. Điều này thực sự là một bước đi phá cách, thể hiện sự sáng tạo và tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ trên đường phố.

Kết hợp viral mạng xã hội

Nhãn hàng có thể tận dụng kết hợp quảng bá trực tuyến để tối ưu hóa hiệu quả cho chiến dịch của mình. Chẳng hạn, nếu bạn đã dành thời gian và công sức để độ xe theo một cách độc đáo, đừng ngần ngại tận dụng cơ hội này để tạo ra một video viral chất lượng. Việc chia sẻ video này trên mạng xã hội sẽ tạo ra sự lan tỏa, thu hút lượt xem và tương tác, từ đó tăng cường sự nhận thức về thương hiệu của bạn.

Ngoài việc chia sẻ video trên mạng xã hội, quá trình đặt tin trên các trang báo điện tử cũng là một chiến lược quan trọng. Thông qua việc xuất hiện trên các báo điện tử, chiến dịch của bạn không chỉ trở nên "hot" hơn mà còn đặt mình vào tầm nhìn của một đối tượng khán giả rộng lớn, giúp củng cố hiệu quả quảng bá.

Kết hợp viral mạng xã hội

6. Các hình thức tổ chức chạy roadshow phổ biến

Human Billboard (Roadshow đi bộ): PB, PG mặc đồng phục tại booth activation, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, phát tờ rơi, mẫu dùng thử. Hoạt động tại địa điểm đông người như hội chợ, phố đi bộ, kèm hoạt náo như ca hát, múa.

Roadshow xe đạp: Sử dụng dàn xe đạp trang trí ấn tượng, thu hút để diễn đạt về sản phẩm và dịch vụ. Phổ biến, tiện lợi, được nhiều nhãn hàng ưa chuộng.

Roadshow xe máy: Sử dụng các dòng xe tay ga, thêm biển hộp đèn LCD để tăng độ thu hút và nhận diện thương hiệu đêm. Độ nhận diện thương hiệu cao và thu hút mắt.

Roadshow xích lô: Triển khai ở thành phố lớn và điểm du lịch, mang đến sự độc đáo và thu hút.

Roadshow ô tô: Dán quảng cáo, diễu hành trên đường phố, kèm theo banner cỡ lớn di chuyển.

Roadshow xe tải: Kích thước quảng cáo lớn, ấn tượng với số lượng xe lớn.

Luxury Roadshow ô tô 45 chỗ: Decal quảng cáo đầy xe ô tô sang trọng, lan tỏa mạnh mẽ thương hiệu.

Roadshow xe buýt 2 tầng: Dán decal quảng cáo trên xe bus 2 tầng, bắt mắt, thu hút ánh nhìn.

Roadshow màn hình LED di động: Màn hình LED trên thùng xe tải hiển thị TVC khi di chuyển, thu hút sự chú ý.

Roadshow sáng tạo: Triển khai ý tưởng mới lạ, phá cách, sử dụng mockup 3D trên xe, tạo content viral trên phương tiện truyền thông.

Trên đây là bài viết về roadshow là gì và quy trình tổ chức roadshow từ A - Z. Mong rằng sẽ giúp bạn hiểu chi tiết hơn về roadshow cũng như xây dựng cho mình chương trình roadshow hiệu quả nhất để chuyển đổi doanh số bán hàng nhé!