Digital Marketing

Email nội bộ là gì? Lưu ý khi viết email nội bộ

Trong môi trường doanh nghiệp, giao tiếp qua email đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa đồng nghiệp và khách hàng. Đặc biệt, đối với các tổ chức lớn có số lượng nhân viên đông đúc, việc sử dụng email nội bộ trở nên không thể thiếu và diễn ra thường xuyên hàng ngày. Vậy email nội bộ là gì? Hãy cùng Megaweb tham khảo ngay nhé!

1. Email nội bộ là gì?

Email nội bộ được đơn giản hóa là một công cụ giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp, kết nối giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên. Sử dụng công cụ này đảm bảo tính an toàn và minh bạch của mọi thông tin nội bộ. Dưới đây là ba mục tiêu cơ bản mà mỗi doanh nghiệp hướng tới khi sử dụng email:

Truyền tải thông tin nhanh chóng: Email có khả năng truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng đến tất cả các phòng ban, không phân biệt cấp bậc.
Tăng cường sự gắn kết nhân sự: Nếu không có cơ hội giao lưu trực tiếp, email nội bộ trở thành một công cụ để liên kết các thành viên trong doanh nghiệp.
Giảm thiểu tình trạng quá tải email: Thay vì gửi thông tin bản cứng đến từng phòng ban để nhắc nhở hoặc thông báo, việc sử dụng tin tức nội bộ là sự lựa chọn thông minh giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng email quá tải.

2. Mục tiêu của email nội bộ là gì?

Trước khi tạo một bản tin email nội bộ đáng chú ý, điều quan trọng nhất là hiểu rõ mục tiêu của chúng và các yếu tố quyết định tính chất của chúng.

Lý do chúng tôi muốn gửi các bản tin nội bộ chủ yếu bao gồm:

Thông báo: Bản tin email nội bộ được sử dụng để chuyển tải thông tin đến tất cả nhân viên trong công ty. Đây là một công cụ linh hoạt, hướng đến tất cả các phòng ban và nhân viên mà không phân biệt vị trí cấp bậc.

Phá vỡ sự cô lập:Bên cạnh việc chuyển tải thông tin quan trọng cho tất cả nhân viên, email nội bộ còn là một phương tiện gắn kết cảm xúc giữa những người làm việc trong các phòng ban khác nhau. Điều này đặc biệt quan trọng vì họ thường ít có cơ hội giao tiếp với nhau hàng ngày.

Cung cấp thông tin chính thống và câu chuyện ngoài công việc: Mỗi nhân viên đều có cuộc sống ngoài công ty với gia đình, bạn bè và mạng lưới xã hội. Bản tin nội bộ giúp giải thích mục tiêu và thành tựu của công ty, tạo nên niềm tự hào và khích lệ họ chia sẻ những câu chuyện đó. Điều này tạo đà để thông tin lan tỏa một cách tự nhiên.

Giảm tải thông tin qua email: Thay vì gửi nhiều tin nhắn nhắc nhở, thông báo hoặc cam kết đến từng phòng ban hoặc nhóm nhân viên, bản tin nội bộ giúp công ty truyền đạt thông tin một cách hiệu quả hơn.

Bổ sung các hình thức truyền thông khác: Bản tin email cũng có thể được sử dụng như một tài liệu tham khảo về thông tin công ty cho các mục đích khác. Ví dụ, thông qua việc thông báo thành tích của các nhóm nhân viên, email nội bộ không chỉ tạo sự khích lệ trong các phòng ban mà còn làm tăng thêm sự gắn kết trong mạng lưới nội bộ và trên bảng thông báo.

Mục tiêu của email nội bộ là gì?

3. Vai trò sử dụng email nội bộ trong doanh nghiệp

Sử dụng mail nội bộ mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự và hệ thống quản trị. Điều này cũng làm tăng tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy của công ty, cụ thể như sau:

Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: Việc sử dụng email nội bộ giúp ngăn chặn việc mất mát dữ liệu và rò rỉ thông tin ra ngoài từ phía nhân viên. Đồng thời, cung cấp một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả thông qua email.

Ngăn chặn virus và spam: Hệ thống máy chủ sẽ lọc toàn bộ email trước khi chuyển đến người nhận, giúp người dùng không lo lắng về email rác. Việc loại bỏ email nhiễm virus và hạn chế thư rác cũng làm giảm nguy cơ cho dữ liệu doanh nghiệp.

Hỗ trợ quản lý hệ thống quản trị: Mỗi công ty có hệ thống quản trị riêng, thông tin của nhân viên liên quan đến tên miền đã đăng ký. Điều này giúp công ty quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Sử dụng mail nội bộ giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng. Khách hàng thường đánh giá cao những đơn vị đầu tư và chăm chút, thậm chí là từ những chi tiết như email.

Nâng cao độ uy tín:Quá trình phức tạp để có tài khoản email nội bộ cho toàn bộ nhân viên từ việc đăng ký, thanh toán đến kiểm duyệt thông tin giúp tạo ra ấn tượng về độ uy tín và tính minh bạch của công ty.

4. Một số giới hạn của email nội bộ

Các doanh nghiệp thường tập trung vào việc kiểm soát thư rác đến mà ít chú ý đến việc loại bỏ thư rác đi. Tuy nhiên, việc xử lý thư rác đi đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn rủi ro bị đưa vào danh sách cấm.

Quản lý thư rác đi đồng thời bảo vệ danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp. Để đảm bảo thư gửi không bị phân loại là spam, mail nội bộ thường áp dụng một số hạn chế sau:

Hạn chế sử dụng ngôn ngữ không phù hợp hoặc mang tính kỳ thị trong email.
Kiểm tra cẩn thận mọi tệp đính kèm để đảm bảo tính an toàn.
Hạn chế việc sử dụng quá nhiều chữ in hoa trong nội dung của email.

3. Hướng dẫn cách đăng nhập email nội bộ

Mỗi thành viên trong tổ chức sẽ được cấp một tài khoản email riêng để truy cập vào hệ thống làm việc chung. Nếu có người dùng chưa biết cách đăng nhập vào email nội bộ trên Outlook, họ có thể tham khảo các bước sau:

Bước 1: Trên giao diện chính, chọn File, sau đó chọn Info và nhấn vào Add new account.
Bước 2: Chọn Manual setup or additional server types trong cửa sổ mới và nhấn Next.
Bước 3: Chọn POP or IMAP và tiếp tục nhấn Next.
Bước 4:Điền thông tin cần thiết vào biểu mẫu hiển thị trên màn hình, sau đó chọn More Settings.
Bước 5:Nhấn vào Advanced và điền thông tin vào mục Incoming và Outgoing server. Ở dòng Remove from server after, người dùng nhập số ngày muốn tài khoản email tự động xóa dữ liệu khỏi thiết bị và sau đó nhấn OK.
Bước 6:Chọn Next. Nếu màn hình hiển thị cửa sổ Send Test tại bước này, đó có nghĩa là người dùng đã đăng nhập vào email thành công.

Hướng dẫn cách đăng nhập email nội bộ

4. Các yếu tố tạo nên một email nội bộ chuyên nghiệp

Để tạo ra một email nội bộ chuyên nghiệp, tổ chức cần xem xét nhiều yếu tố quan trọng. Dưới đây là một số vấn đề cần được quan tâm:

Đối tượng mục tiêu: Loại email này thường hướng đến một nhóm đối tượng cụ thể, chủ yếu là nhân viên trong doanh nghiệp. Email cần phải chứa các thông tin mà nhân viên quan tâm và điều gì khiến họ cảm thấy hào hứng.

Lưu ý: Với các doanh nghiệp lớn và có nhiều nhân viên với các quyền lợi khác nhau, không cần quá lo lắng về những vấn đề này.

Các nội dung liên quan: Email thường được sử dụng để mang lại những lợi ích cụ thể. Để người đọc không cảm thấy lãng phí thời gian với email mới, doanh nghiệp nên kết hợp các nội dung cần truyền tải với mục tiêu cụ thể của email.

Định dạng và cách trình bày: Doanh nghiệp nên sử dụng định dạng có thể tạo ra những bản tin dễ đọc và trực quan. Một trong những định dạng phổ biến mà công ty có thể tham khảo là định dạng theo kiểu lưới.

Ngữ điệu và phong cách: Sử dụng ngữ điệu và phong cách phù hợp tùy thuộc vào văn hóa của từng doanh nghiệp. Email nội bộ là biểu tượng của văn hóa công ty, vì vậy việc áp dụng phong cách phù hợp sẽ tạo ra những bản tin hấp dẫn và thú vị cho nhân viên. Ngữ điệu có thể linh hoạt, từ nhẹ nhàng đến nghiêm túc hoặc trang trọng, phụ thuộc vào nội dung cụ thể của email.

5. Một số điều cần lưu ý khi viết bản tin email nội bộ

Đảm bảo thông tin đầy đủ: Email không nên khiến người đọc cảm thấy quấy rầy. Mặc dù cung cấp nhiều thông tin hoặc tài liệu tham khảo là tốt, nhưng cần cân nhắc để khuyến khích sự liên lạc và đối thoại giữa các phòng ban.

Đơn giản hóa bản tin: Email nội bộ cần sự linh hoạt để đọc một cách tự nhiên. Tránh sự cô đọng quá mức nhưng đồng thời cũng không nên quá dài dòng, vì người đọc có thể bỏ qua thông tin quan trọng vì quá dài.

Tạo sự hấp dẫn và có sức ảnh hưởng:Người đọc cần thấy email thú vị và hấp dẫn, không chỉ vì yêu cầu từ sếp. Tạo ra các email thú vị để thúc đẩy thói quen đọc trong công ty là điều quan trọng.

Sử dụng cuộc đàm thoại hoặc giọng văn ngẫu hứng:Khuyến khích sử dụng giọng văn linh hoạt hoặc cuộc đàm thoại, không nhất thiết phải trang trọng. Tuy nhiên, việc tạo ra các bản tin thú vị có thể tốn nhiều thời gian đối với các tổ chức không có bộ phận PR chuyên nghiệp.

Sử dụng sự sáng tạo hoặc hài hước:Xem xét việc sử dụng sự sáng tạo hoặc hài hước để làm cho email thêm sinh động. Có thể thêm ý kiến hài hước hoặc hình ảnh vào các thông tin cần truyền đạt để làm cho email hấp dẫn hơn.

Sử dụng hình ảnh minh họa: Email với hình ảnh sẽ thu hút hơn so với email không có hình ảnh. Cần sử dụng hình ảnh phù hợp để làm cho thông tin trở nên thú vị và dễ tiếp cận hơn đối với người đọc.

Tuân thủ khuôn phép:Mặc dù sáng tạo và hài hước làm cho email thú vị hơn, nhưng luôn cần tuân thủ khuôn phép và tránh sử dụng khi thông báo những sự kiện nghiêm trọng. Điều này cần được thực hiện đặc biệt khi thông báo về các sự kiện nhạy cảm trong công ty.

Trên đây là những chia sẻ của Megaweb về Email nội bộ là gì và những lưu ý khi viết email nội bộ hoàn chỉnh nhất. Đừng quên theo dõi Megaweb thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé!