Budget là gì? Cách lập ngân sách marketing tối ưu

Budget là một thuật ngữ rất phổ biến trong chiến lược tiếp thị. Đây là một yếu tố chính để khởi đầu dự án và xác định các hoạt động tài chính. Trong lĩnh vực marketing, việc xác định và quản lý ngân sách đóng vai trò quyết định đến thành công hoặc thất bại của các chiến dịch. Vậy Budget là gì? Hãy cùng Megaweb tham khảo ngay nhé!

1. Budget là gì?

Budget (ngân sách) hoặc còn gọi là kế hoạch tài chính chi tiết, đề cập đến dự đoán các hoạt động trong tương lai của một cá nhân hoặc doanh nghiệp để xác định các chi phí và thu nhập dự kiến. Nó giúp doanh nghiệp định rõ các hoạt động tài chính và quản lý cả chi phí đầu vào lẫn đầu ra liên quan đến mục tiêu tài chính. Qua việc này, Budget cung cấp cơ sở cho việc đưa ra quyết định chính xác và tận dụng tài nguyên một cách hiệu quả.

Mọi dự án đều cần có một kế hoạch ngân sách kỹ lưỡng từ giai đoạn khởi động và được theo dõi một cách liên tục cho đến khi hoàn thành. Trong lĩnh vực kinh doanh, ngân sách thường xuất hiện dưới nhiều dạng như bảng cân đối kế toán, ngân sách sản xuất, ngân sách đầu ra - đầu vào, danh sách doanh thu chi tiết,… Các Budget nhỏ này khi kết hợp với nhau sẽ tạo thành một ngân sách tổng thể, hay còn được gọi là kế hoạch lợi nhuận.

2. Phân loại Budget là gì?

Hiện nay, có 5 loại Budget thông dụng thường được áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh:

• Ngân sách tổng thể (Master budget):Đây cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm cả các kế hoạch ngân sách cá nhân từng bộ phận, phòng ban,...
• Ngân sách hoạt động (Operating budget): Tập trung vào việc phân tích và dự báo nguồn thu nhập và chi phí hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Ngân sách dòng tiền (Cash flow budget): Đảm bảo rằng luồng tiền mặt của doanh nghiệp được duy trì trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách tài chính (Financial budget): Chức năng chiến lược để giúp quản lý dòng tiền, tài sản, lợi nhuận và chi phí của doanh nghiệp.
• Ngân sách cố định (Static budget): Tất cả các con số trong ngân sách này được xác định cố định dù có các yếu tố khác thay đổi như doanh số, tồn kho, lợi nhuận ròng, và các yếu tố tương tự.

3. Tầm quan trọng của xây dựng Budget là gì với doanh nghiệp

Việc thiết lập Budget đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc cân đối ngân sách giúp họ điều chỉnh và quản lý chi phí hiệu quả cho các hoạt động kinh doanh của mình. Xây dựng ngân sách cho phép doanh nghiệp dự đoán các thu chi trong tương lai, từ đó đưa ra các kế hoạch và quyết định sáng suốt nhằm tối ưu hóa lợi nhuận.

Budget cũng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của hoạt động kinh doanh và các lựa chọn đầu tư. So sánh giữa thực tế và dự đoán trong Budget giúp họ điều chỉnh và điều tiết hợp lý về các chi phí hoạt động. Nếu việc xây dựng ngân sách được thực hiện chính xác và áp dụng một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có khả năng tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

4. Các bước để xây dựng Budget hiệu quả

Thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách

Việc thảo luận và lập kế hoạch ngân sách đóng vai trò quan trọng và là bước đầu tiên, cũng là bước cơ bản nhất trong việc xây dựng Budget. Đầu tiên, bạn cần thảo luận với các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp về mục tiêu, chiến lược, hoạt động và tài nguyên dự định của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới. Đồng thời, bạn cũng cần xác định các yếu tố có ảnh hưởng đến ngân sách, bao gồm thị trường, cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, chính sách, luật pháp, rủi ro và những yếu tố tương tự.

Sau khi thu thập đủ thông tin cần thiết từ các bộ phận và xác định các yếu tố ảnh hưởng, bạn cần lập một kế hoạch ngân sách sơ bộ. Kế hoạch này sẽ bao gồm các ước tính về thu nhập và chi phí dự kiến của doanh nghiệp, dựa trên các thông tin và yếu tố đã được đưa ra từ quá trình thảo luận và phân tích.

Liệt kê các hoạt động doanh nghiệp cần thực hiện

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng Budget là việc liệt kê các hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đây có thể là các hoạt động liên quan đến sản xuất, kinh doanh, marketing, quản lý nhân sự, tài chính, và các lĩnh vực tương tự. Việc này đòi hỏi bạn xác định mức độ ưu tiên của từng hoạt động, thời gian thực hiện, người phụ trách và các nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động đó.

Tích hợp bổ sung chi tiết ngân sách với hệ thống

Việc tích hợp chi tiết của ngân sách vào hệ thống là một bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn thiện Budget của mình. Để thực hiện điều này, bạn cần kết hợp các chi tiết ngân sách vào hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng hỗ trợ để nhập liệu, thực hiện các tính toán, phân bổ ngân sách và theo dõi quá trình triển khai. Đồng thời, bạn cũng cần đảm bảo rằng Budget của bạn tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về tài chính.

Đánh giá Budget

Việc đánh giá đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra lại ngân sách đã được xây dựng. Để thực hiện điều này, bạn cần đánh giá ngân sách dựa trên các tiêu chí như tính khả thi, tính hợp lý, độ minh bạch và sự linh hoạt. Đồng thời, bạn cũng cần so sánh ngân sách với các kết quả thực tế từ quá khứ và các kế hoạch của các doanh nghiệp khác trong cùng ngành. Nếu phát hiện có bất kỳ sai sót hoặc thiếu sót nào, bạn cần điều chỉnh lại ngân sách để đáp ứng các yếu tố và điều kiện mới.

Duyệt nội bộ ngân sách

Phê duyệt ngân sách là bước quan trọng để bạn nhận được ý kiến và chấp thuận Budget của doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, bạn cần trình bày ngân sách cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để thu thập ý kiến đóng góp và đạt được sự thống nhất.

Đồng thời, bạn cũng cần trình bày ngân sách cho lãnh đạo của doanh nghiệp để xin phê duyệt và sự cam kết. Trong quá trình này, việc giải thích rõ ràng về các giả định, dữ liệu và phương pháp xác định ngân sách là rất quan trọng.

Đưa vào thực hiện

Vận hành là bước cuối cùng trong việc thực hiện ngân sách của bạn. Để hoàn thành quá trình này, bạn cần triển khai ngân sách cho các bộ phận trong doanh nghiệp để họ có thể thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã được đề ra.

Đồng thời, bạn cũng cần thực hiện việc theo dõi và kiểm soát ngân sách để đảm bảo rằng các khoản thu nhập và chi phí đều được ghi nhận chính xác và đầy đủ. Việc so sánh ngân sách với kết quả thực tế cũng là cần thiết để phát hiện và xử lý bất kỳ sự khác biệt nào phát sinh.

5. Sai lầm cần tránh để tối ưu khi lập budget marketing

Bởi vì quá nhiều yếu tố phức tạp liên quan đến việc thiết lập budget marketing, khả năng mắc phải sai lầm của doanh nghiệp là rất lớn. Mọi sai lầm trong quá trình lập ngân sách có thể dẫn đến việc chiến dịch marketing không hiệu quả và gây rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến trong quá trình lập kế hoạch budget:

Chi tiêu không đủ cho các phương pháp hiệu quả:Thường xuyên, các công ty chi tiêu vào những phương pháp tiếp thị truyền thống mà họ quen thuộc, bỏ qua những kênh mới có thể hiệu quả hơn. Sự tin rằng một phương pháp sẽ luôn thành công là một sai lầm. Thị trường tiêu dùng luôn thay đổi, những phương pháp trước đây có thể trở nên lạc hậu. Do đó, việc đầu tư đều đặn vào cả chiến lược tiếp thị mới và cũ sẽ giúp công ty thích nghi và đạt được thành công bền vững.

Sử dụng dữ liệu không chính xác: Đánh giá dữ liệu cơ sở khách hàng là cần thiết để tạo ra chiến dịch tiếp thị hiệu quả. Tuy nhiên, dữ liệu không chính xác có thể gây thất bại cho toàn bộ chiến dịch. Việc kiểm tra và loại bỏ thông tin không đồng nhất hoặc cũ trước khi ảnh hưởng đến ngân sách là quan trọng.

Thiếu kế hoạch dự phòng ngân sách: Bỏ qua việc dự trữ ngân sách tiếp thị có thể mang lại rủi ro và hậu quả đáng lo ngại. Cơ hội xuất hiện bất ngờ có thể phát sinh mà bạn muốn tận dụng ngay lập tức. Nếu không có ngân sách dự phòng, bạn có thể không có nguồn tài chính để khai thác các cơ hội này.

Sử dụng lại budget từ năm trước: Thị trường thay đổi từ năm này sang năm khác khi xu hướng tiêu dùng của người tiêu dùng thay đổi. Ngân sách tiếp thị từ năm trước có thể không còn phù hợp cho năm sau. Luôn cần xem xét lại mục tiêu của công ty và phân tích thị trường hiện tại để điều chỉnh ngân sách. Tìm hiểu về công nghệ mới, tình hình chính trị, phong trào xã hội và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến người tiêu dùng.

Lời kết:

Chúng ta đã thảo luận về những lỗi thường gặp khi thiết lập ngân sách marketing. Tránh những sai lầm này có thể giúp bạn duy trì sự ổn định và hiệu quả trong chiến dịch tiếp thị của mình. Với bài viết này, Megaweb đã cung cấp cho bạn hiểu biết về khái niệm ngân sách và cách lập ngân sách marketing một cách hiệu quả. Hy vọng rằng chúng tôi đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích và đừng quên ghé lại vào ngày mai để khám phá thêm nhiều nội dung thú vị hơn.

Xem thêm:

• Bí kíp chọn công ty quảng cáo website uy tín, chuyên nghiệp
• Content Planning: Cách xây dựng Content Planning hiệu quả
• 11 kinh nghiệm chạy quảng cáo Google tiết kiệm, hiệu quả
• Thị trường ngách là gì? Cách xác định và lưu ý tham gia thị trường ngách là gì?
• Hướng dẫn cách quảng cáo Google Maps 100% cho người mới